Hallituksen kokoustiedote 18.11.2024

Hallitus julkaisee MyClubissa kokousten jälkeen kokoustiedotteen niiltä osin kuin se on mahdollista. Pöytäkirjat kokonaisuudessa tulee emoseuran hallinto kansioon, josta jäsenistöllä on ne mahdollisuus halutessaan lukea puheenjohtajiston tai sihteerin luvalla.

Hallitus kokoontui 5/24-25 18.11.2024 Nesteellä

Hallituksen kokouksessa käsitellyt asiat:

Hallituksen kokous 5/24-25

4.2. Laskutus
Tarkistetaan lähetettyjen laskujen maksutilanne.

4.2.1 Jäsen- ja jaostomaksut
Kaikki joukkueet ovat maksaneet jäsen- ja jaostomaksut.

Joukkueisiin kuulumattomat R-pelaajat ovat maksaneet jäsen- ja jaostomaksut.

4.2.2. Akatemia
Laskut lähetetty 17.10.2024, eräpäivä on ollut 31.10.2024, käytiin maksutilanne läpi.

4.2.3. Kerhot
Laskut lähetetty 1.11.2024, eräpäivä on ollut 15.11.2024, käytiin maksutilanne läpi.

4.2.4. Maalivahtivalmennus
Hallitus on käsitellyt 2/2024-2025 kokouksessa asiaa ja päättänyt;

”Laskutetaan joukkueilta 30 €/kk maalivahtivalmennuksesta seitsemältä (7) kuukaudelta, riippumatta kuinka monta maalivahtia joukkueesta osallistuu valmennukseen.”

Maalivahti valmennus aloitettiin 2.9.2024 alkaen.

Laskutetaan joukkueilta nyt koko syyskauden valmennus maksut eli syys-, loka-, marras- ja joulukuu eli 120 € / joukkue. Laskutetaan P11, P15-P16 ja P19 joukkueet. Suvi-Tuuli Skyttä lähettää laskut joukkueille marraskuun aikana.

4.3. Yleisesti taloustilanne
Kaikki saapuneet laskut on maksettu eräpäiviin mennessä.

Izettle tilityksiä on tehty joukkueille sitä mukaan, kun niitä on emon tilille tullut. Izettle myyntiraportit on tulostettu sekä emon kirjanpitokansioon, että toimitettu joukkueille.

Joukkueilta on peritty takaisin päin mm. seurapäivän varuste tilaukset ja Coach tools maksut.

Tuomarimaksujen lasku on saapunut emolle, jonka eräpäivä ei ole vielä ollut. Suvi-Tuuli Skyttä tekee emolle saapuneen tuomarilaskun pohjalta laskut joukkueiden tuomarimaksu osuuksista.

5. Työntekijä
Suvi-Tuuli Skyttä kertoi ajankohtaisista työasioista.

6. Stora Enso yhteistyö
6.1. Jatkosopimus
Stora Enso pyytänyt seuraa laatimaan sopimusluonnoksen. Valtuutetaan Suvi-Tuuli Skyttä tekemään sopimusluonnos, johon palataan seuraavassa kokouksessa.

6.2. Stora Enson pikkujoulu tapahtuma
Stora Enson toiminnallinen pikkujoulu tapahtuma on 28.11.2024 klo 15.00-18.00 Tornan liikuntahallilla.

Suvi-Tuuli Skyttä on rekrytoinut tapahtumaan talkoolaisia joukkueista ja valmistelee tapahtumaan seuran toimintapisteen yhdessä talkoolaisten kanssa. Lisäksi Suvi-Tuuli osallistuu 26.11.2024 klo 14.00-15.30 pidettävään tapahtuman info ja turvallisuus tilaisuuteen ja ohjeistaa seuran talkoolaisia.

7. Pilkkoset
Hallitus on tehnyt päätöksen 25.9.2024 whats appissa, että koko seura lähtee mukaan Pilkkoset varainhankintaan.

Myyntiaika on 1.10.-11.12.2024.

Suvi-Tuuli Skyttä on välittänyt joukkueille Pilkkosilta tulleen infomateriaalin. Lisäksi Suvi-Tuuli on pyytänyt ilmoittamaan joukkueiden yhteyshenkilöt, niiden joukkueiden osalta, jotka haluavat myyntikampanjaan osallistua.

Mukaan ovat lähteneet seuraavat joukkueet:
Naiset
P15-P16
Tytöt

P19 on ilmoittanut aloittavansa kampanjan myöhemmin tämän kauden aikana.

8. Erasmus+ seurailta
Hallitus on käsitellyt 4/2024-2025 kokouksessa asiaa ja jatkettiin asiasta keskustelua.

Päätettiin, että ei lähdetä Erasmus+ hankkeeseen tällä hetkellä, pohditaan asiaa tarkemmin uudemman kerran myöhemmin.

9. Juhlavuosi työryhmä
Hallitus on käsitellyt 4/2024-2025 kokouksessa asiaa ja jatkettiin asiasta keskustelua.

Suvi-Tuuli Skyttä loi juhlavuosi työryhmälle whats app ryhmän, jossa aloitettu juhlien suunnittelu. Listattiin työryhmässä vaihtoehtoja juhlapaikaksi.

Tarjouksia kokonaisuudesta saatiin Imatran Kylpylältä, Villa Malmista sekä Tornan kerhotilasta. Lisäksi saatiin pelkästään tilatarjoukset suullisesti Korvenkylän seurojentalolta sekä Mellonmäen majalta.

Päätettiin juhlien pitopaikaksi Imatran Kylpylä. Riikka Laitiainen kysyy vielä tarkentavia asioita Kylpylältä, kuten äänentoistoa ja historiikkivideon esitys mahdollisuutta. Lisäksi Riikka sopii suunnittelupalaverin Kylpylälle alkuvuodelle 2025. Suunnittelupalaveriin osallistuu Riikan lisäksi ainakin Suvi-Tuuli Skyttä mahdollisesti muitakin työryhmästä ja / tai hallituksesta.

Juhlien kutsut lähetetään MyClubin kautta seuran jäsenille sekä pääyhteistyökumppaneille. Kutsut ovat avecillisia. Myydään illalliskortit jäsenille hieman edullisemmalla hinnalla ja avecit hieman kalliimmalla. Illalliskortti sisältää illallisen sekä alkumaljan. Ohjelmassa on mailanpainajaispalkintojen jako, mahdollisten yhteistyökumppaneiden edustajien puheita sekä puheenjohtajan puhe.

Mika Pirhonen kysyy Jani Taalikkaa tekemään seuran historiikki koostevideon, joka voidaan laittaa pyörimään juhlissa taustalla.

10. Tähtiseura
Tähtiseura prosessin materiaali.

Nimettiin Tähtiseura työryhmään Juuso Inkinen, Kari Kettunen, Jesse Kotiranta ja Suvi-Tuuli Skyttä.

Valtuutetaan työryhmä viemään Tähtiseura prosessia eteenpäin.

11. OKM seuratuki
Seuratuki hakemuksen viimeinen lähetyspäivä on 2.12.2024 klo 16.15

Suvi-Tuuli Skyttä osallistui etänä järjestettyyn seuratuki infotilaisuuteen.

Tukea voi hakea tänä vuonna 2 500, 5 000 tai 10 000 euroa. Lisäksi tukea saavilta seuroilta edellytetään vähintään 25 prosentin omavastuuosuutta.

Suvi-Tuuli on aloittanut tekemään seuratuki hakemusta seuralle ja lähettää valmiin hakemuksen vielä ennen deadlinea hallitukselle sähköpostitse kommentoitavaksi.

Haetaan seuratukea kerhorakenteen uudistamiseen 2500 €, jolla saataisiin katettua ohjaajakuluja sekä tilavuokrasta aiheutuvia maksuja.
 
12. P8-P9 
Hallitus on käsitellyt 2/2024-2025 kokouksessa asiaa ja jatkettiin asiasta keskustelua.

Hallitus on päättänyt whats app ryhmässä 15.9.2024, että tämä ryhmä jatkaa seuran alla vielä tämän kauden, jolloin myös taloudenhoito tapahtuu emoseuran tilin kautta.

Hallitus päätti lisäksi, että tämän ryhmän kausimaksu on 70 € valmennustoiminnasta ja 30 € seuran jäsenmaksun eli yhteensä 100 €. Kausimaksu laskutetaan perheiltä kahdessa osassa. Syyskauden erä lähetetään marraskuun aikana ja kevätkauden erä helmi-maaliskuussa.
 
13. Toimiston vesivahinko
Urheilutalolla sattui vesivahinko 5.-6.11.2024 välisenä yönä. Urheilutalon henkilökunta havaitsi vesivahingon 6.11.2024 aamulla ja ilmoittivat asiasta Suvi-Tuuli Skytälle, sillä vesivahinko oli valunut urheilutalon katolta Voiman toimistotilaan ja siitä edelleen kellarikerroksiin.

Kaupungin rakennushenkilöt kävivät purkamassa toimistotilan kattorakenteita ja toimistoon asetettiin väliaikaisesti lämpöpuhallin kuivaamaan kostuneita tiloja.

Juuso Inkinen selvittää saadaanko toimistosta vuokra-alennusta tapahtuneen johdosta.

Seuran tulostin hajosi vesivahingossa, lisäksi parin edellisen vuoden kirjanpito kansiot olivat kärsineet kosteudesta sekä kaksi (2) toimistopöydän pintaa kupruilivat.

Suvi-Tuuli Skyttä selvitti saisiko hajonneen tulostimen kaupungin vakuutuksiin, mutta ei saanut. Myös seuran omasta irtaimisto vakuutuksesta on selvitetty tulostimen korvausta, mutta tulostin on jo reilu 5 vuotta vanha, joten sen vakuutusarvo on todennäköisesti 0 € ja omavastuu vakuutuksessa on 200 €.

14. Vakuutukset
14.1. Irtaimisto vakuutuksen tarpeellisuus
Vakuutusyhtiöstä sanoivat vesivahingossa hajonneen tulostimen selvityksen yhteydessä, että tuo irtaimisto vakuutus on seuralle aika turha, koska omavastuu on 200 € ja seuran irtaimiston arvo ei ole kovin suuri. Irtaimiston kalleimmat asiat ovat seuran tietokoneet, mutta niidenkin vakuutusarvo laskee vuosittain alemmas.

Käytiin keskustelua vakuutuksen tarpeellisuudesta ja päätettiin irtisanoa irtaimisto vakuutus. Valtuutetaan Suvi-Tuuli Skyttä irtisanomaan vakuutus.

14.2. Vakuutustarjous
Suvi-Tuuli Skyttä on pyytänyt vakuutustarjouksen seuran vakuutuksista. Tarjous saatiin Pohjantähti sekä Lähitapiola vakuutusyhtiöiltä.

Päätettiin ottaa Lähitapiolan talkoovakuutus. Valtuutetaan Suvi-Tuuli Skyttä ottamaan uusi vakuutus. Lisäksi Suvi-Tuuli varmistaa vielä kattaako vastuuvakuutus yleisölle tapahtuvat vahingot esim. pallo tulee katsomoon rikkoen omaisuutta tai satuttaen pahemmin katsojaa.

Pyydetään Pohjantähdeltä työntekijän tapaturma vakuutuksesta vakuutuskirja, jotta voidaan verrata Lähitapiolan kanssa. Palataan työntekijän vakuutukseen seuraavassa kokouksessa.

15. Tulostimen hankinta
Päätettiin, että hankitaan seuralle uusi tulostin omakustanteisesti Urheilutalon vesivahingossa hajonneen tilalle. Valtuutetaan Jere Hörmönen hankkimaan seuralle uusi tulostin, skannaus ominaisuudella. Budjetti 200 €.

16. Salibandyliiton ajankohtaiset
Salibandyliiton alueellinen kehityspäivä pidetään 8.3.2025 Kaakkois-Suomen osalta Kouvolassa. Päätetään myöhemmin ketkä edustavat seuraa tilaisuudessa.

17. XXL yhteistyö
XXL yhteistyö ei ole lähtenyt halutulla tavalla liikkeelle. Käytiin keskustelua, kun lähes viikoittain tulee palautetta jäsenistöltä mm., kun yhteistyö ei toimi, tuotteita ei ole saatavilla, toimitukset kestävät, painatukset ovat väärin

Päätettiin, että Jarno Hörmönen ja Riikka Laitiainen pitävät palaute palaverin XXL:n kanssa, jossa tuovat esiin epäkohtia joita on havaittu yhteistyön osalta.

18. Urheiluakatemia: Fysioterapeutin konsultaatiot walk in -vastaanotolla
Teija Sikiö välitti Urheiluakatemialaisille tarjolla olevan fysioterapeuttien konsultaatio walk in- vastaanotto viestin tiedoksi hallitukselle.

19. Muistio seuraava kokousta varten
Voimalinja – Hemppa selvittää Anulta missä mennään ja mikä tilanne

Hallituksen seuraavan kokous pidetään 12.12.2024 klo 19:00 Nesteellä
Jos jäsenistöllä on asioita, joita haluavat tuoda käsittelyyn kokoukseen niin yhteys hallituksen puheenjohtajistoon tai sihteeriin.

Urheiluseura Imatran Voima

Hallitus, sihteeri